Comment le Centre de Villégiature Jouvence a augmenté son efficacité et ses réservations en ligne
Jouvence est une entreprise d’économie sociale située dans le parc national du Mont-Orford, dans les Cantons-de-l’Est. L’établissement compte 134 chambres (bientôt 152) réparties entre de petits chalets privés, de grands pavillons et une charmante auberge.
L’établissement se démarque grâce à sa formule tout inclus qui comprend l’hébergement, les repas, l’accès à de nombreuses activités, les équipements de plein air et plus encore.
Le défi
Malgré son charme, Jouvence faisait face à un défi de taille : la très grande majorité de ses chambres n’étaient pas disponibles pour la réservation en ligne. Les raisons étaient multiples :
- Une grande variété de types de chambres différentes;
- Une offre de séjour de type villégiature tout inclus difficile à intégrer dans un PMS standard;
- Un système de gestion hôtelière (PMS) obsolète.
Le processus de réservation se faisait donc principalement par téléphone, une lourde tâche qui surchargeait l’équipe à la réception. Avec la fin annoncée du support de leur ancien PMS Hotello, il y avait une opportunité de migrer vers une nouvelle solution mieux adaptée.
C’est pour relever ce défi que l’équipe de Jouvence a fait appel à HOTELUS Digital, un partenaire capable de les guider dans toutes les étapes de leur transformation numérique.
La solution : un PMS moderne pour une vision d’avenir
Après un processus de sélection rigoureux, ils ont choisi ensemble d’implanter le système de gestion Mews, un PMS de nouvelle génération qui a permis une intégration fluide et une transition en douceur.
« L’équipe d’HOTELUS nous a grandement aidé à bien formuler nos besoins auprès des fournisseurs, ce qui nous a permis d’économiser beaucoup de temps et de trouver la meilleure solution pour nos besoins.»
– Hugo Veilleux, Directeur général adjoint, Jouvence
L’objectif était de moderniser les opérations sans bouleverser le quotidien. En quelques mois seulement, le nouveau système était en place et l’équipe pouvait commencer à en récolter les bénéfices.
Le CRM LoungeUp a également été mis en œuvre et est en cours de configuration. À terme, il permettra d’améliorer l’expérience des clients grâce à des communications automatisées et une application client offrant de nombreux services directement aux voyageurs.
Des résultats qui changent la donne
Grâce à cette transition, les gains ont été immédiats et significatifs pour l’équipe de Jouvence.
- Augmentation majeure des réservations en ligne : Alors que, tout récemment, la majorité des chambres n’étaient pas disponibles pour la réservation en ligne, c’est maintenant 40 % des réservations qui se font en ligne, et ce pourcentage ne cesse d’augmenter chaque mois.
- Amélioration du service à la clientèle : Les clients qui savent ce qu’ils veulent peuvent maintenant réserver eux-mêmes en ligne, ce qui libère le personnel à la réception. L’équipe peut ainsi consacrer plus de temps à conseiller les clients et à offrir un service personnalisé.
- Moins d’erreurs, plus d’efficacité : L’automatisation des tâches manuelles, comme la saisie de données et les calculs de tarifs, a considérablement réduit les erreurs, rendant les opérations plus fluides et plus précises, tout en augmentant la productivité des équipes.
Les facteurs de succès
La réussite de ce projet ne repose pas uniquement sur la technologie, mais surtout sur un bon processus d’implantation et de gestion du changement. Voici les clés de ce succès :
- Impliquer les équipes à toutes les étapes du processus : La plus grande peur d’un employé est de perdre ses repères. En impliquant l’équipe dès le départ, la transition s’est faite en douceur.
- Y aller un pas à la fois : La transformation numérique est un marathon, pas un sprint. Le projet de transformation numérique de Jouvence avance par phase. L’hébergement a d’abord géré la mise en place du PMS pour bâtir sur de nouvelles bases et implanter ensuite de nouvelles technologies qui s’arriment ensemble.
- S’entourer d’experts : Choisir le bon outil est une chose, mais le configurer pour répondre à des besoins aussi uniques que ceux de Jouvence en est une autre. Avoir un partenaire qui connaît les rouages de l’hôtellerie comme HOTELUS peut faire une grande différence.
« L’accompagnement d’HOTELUS nous a permis de nous dédoubler et de sauver des mois de travail. Pendant qu’ils géraient une partie de l’intégration, nous pouvions nous concentrer sur d’autres parties de l’implantation, former le personnel et gérer les opérations quotidiennes. »
– Hugo Veilleux, Directeur général adjoint, Jouvence
Le mot de la fin
Mettre en œuvre de nouvelles technologies en hôtellerie représente un investissement important et peut sembler complexe. Toutefois, le cas de Jouvence démontre que, lorsqu’on est bien accompagné, ce changement peut se dérouler de manière fluide et avoir un impact positif majeur sur vos opérations et votre rentabilité.
Vous aussi, vous souhaitez moderniser votre établissement, mais ne savez pas par où commencer? Contactez-nous pour une consultation gratuite.
